Sokszor felmerül a kérdés, hogy egy svájci vállalkozás milyen dokumentumokat őrizzen meg és meddig?
A hivatalos válasz a kérdésekre az, hogy a cégbíróságon bejegyzett cégeknek a törvény értelmében (Art. 957 OR) az üzleti könyvelést, dokumentációt meg kell őrizniük. Ez ahhoz szükséges, hogy minden esetben világosan értelmezhető legyen a vállalkozás helyzete, akár kölcsönt kér, akár az éves eredményekről kell beszámolni.
Az eredménykimutatás és a mérleg eredetije írásban legalább tíz évig megőrizendő. A megőrzési időszak mindig az adott pénzügyi év végén kezdődik. Hosszabb az iratok kötelező megőrzési ideje a közvetlen szövetségi adó tekintetében (15 év), az Áfa és ingatlanhoz kapcsolódó dokumentumok megőrzési ideje 20 év.
Az egyéb üzleti könyveket, utalványokat és levelezést elektronikus vagy más formában is lehet archiválni, ahogy azt az üzletmenet lehetővé teszi. Az elektronikus formában megőrzött dokumentumok esetén is gondoskodni kell arról, hogy bármikor hozzáférhetők legyenek.
Az elektronikus tárolásnak természetesen csak előnyei vannak, mint a helyspórolás, a keresés és a hozzáférés gyorsasága, stb. De, semmiképpen sem szabad elfeledkezni a biztonsági másolatok készítéséről. Az adatok tárolása tehát megkerülhetetlen feladat a svájci cégek és vállalkozások számára. Ha valamilyen okból bíróságra kell menni, akkor azonnal kérni fogják a nyilvántartásokat, hogy megteremthessék egy jogi döntés alapjait. Ezért érdemes előre gondolni az adatok archiválásakor és olyan formában rögzíteni ezeket, hogy minden törvényi feltételnek megfeleljenek.
Ha kérdése van a svájci iratkezelésről a dokumentáció legjobb lehetőségeiről, akkor kérjen ingyenes tanácsot.
Kapcsolódó cikkek:
Svájci részvénytársaság alapítás összefoglaló
Svájci részvénytársaság összefoglaló
Adóminimalizálás svájci cégalapítással
Részvénytársaság (AG) alapítása Svájcban
Kft (GmbH) alapítása Svájcban I. rész, a dokumentumok ellenőrzése
Egyéni vállalkozás alapítása Svájcban
Külföldi vállalatok típusai és az alapításkor támasztott követelmények Svájcban
